Giới thiệu Phòng Hành chính tổng hợp

Thứ sáu - 14/07/2017 14:04

Phó Trưởng phòng (Phụ trách phòng): 
ThS. Chu Vĩnh Quyên

1. Chức năng

Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực: công tác hành chính; công tác lễ tân; công tác tổng hợp thống kê và báo cáo; công tác thi đua - khen thưởng; công tác pháp chế.
2. Nhiệm vụ
a) Nhiệm vụ hành chính, văn thư và lưu trữ
- Tiếp nhận, vào sổ, phân loại các loại công văn, thư tín, điện báo, fax,... từ các nơi về trường, trình Hiệu trưởng và sao lục gửi đến các đơn vị theo phê duyệt của Hiệu trưởng. Đặt mua và phân phối báo, tạp chí cho các đơn vị trong trường theo quy định.
- Theo dõi trang mạng của Bộ GD&ĐT, hòm thư điện tử của trường và chuyển các thông tin liên quan cho lãnh đạo trường.
- Chuyển công văn, thư tín, fax... của các đơn vị trong trường cho các cơ quan ngoài trường (và ngược lại) theo quy định.
- Quản lý và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi, các loại giấy tờ có tiêu đề in sẵn của Nhà trường theo đúng quy định.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức, người học được cử đi công tác, học tập. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường.
- Thực hiện các công tác lưu trữ theo quy định.
- Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc của các đơn vị trong trường. Xây dựng nề nếp hành chính trong toàn trường.
- Phối hợp cùng các đơn vị chức năng tập hợp phân loại, đề xuất phương án giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
b) Nhiệm vụ lễ tân
- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc phục vụ cho hoạt động của Ban Giám hiệu.   
- Bảo đảm các yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sơ kết, tổng kết, tập huấn..., tiếp khách của trường. Tổ chức kế hoạch lễ tân cho các cuộc họp, hội nghị lớn trong và ngoài trường theo sự phân công của Hiệu trưởng.
- Sao lục, ấn hành các tài liệu, văn kiện... phục vụ cho các hoạt động của nhà trường.
- Đặt in, mua sắm các ấn phẩm phục vụ các dịp lễ, tết theo phê chuẩn của Hiệu trưởng.
- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Quản lý và điều hành toàn bộ phương tiện giao thông và phục vụ các chuyến công tác của Ban Giám hiệu và các viên chức được uỷ quyền.
- Quản lý việc lắp đặt điện thoại trong trường theo quy định.
- Thực hiện chế độ hiếu, hỉ... theo đúng quy định về định mức chi thu trong trường và chỉ đạo của Hiệu trưởng. Chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan bạn, cấp trên, các đơn vị và cá nhân trong trường.
c) Công tác tổng hợp
- Tổng hợp tư liệu, chuẩn bị đề án..., giúp việc cho Hiệu trưởng xây dựng chương trình công tác trên mọi mặt hoạt động của nhà trường đồng thời theo dõi, đôn đốc và điều hành việc thực hiện kế hoạch đó.
- Tổng hợp, báo cáo số liệu tình hình hoạt động của các đơn vị trong trường để Hiệu trưởng làm việc trong các Hội nghị giao ban cho tháng, quý. Làm thư ký trong các cuộc họp do Hiệu trưởng chủ trì với tư cách chính quyền.
- Tổ chức Hội nghị triển khai Kế hoạch công tác, Kế hoạch giảng dạy đầu năm học. Dự thảo các loại báo cáo: sơ kết, tổng kết hằng năm, báo cáo định kỳ, đột xuất nhằm cung cấp các số liệu thống kê theo yêu cầu của cấp trên.
- Lên lịch công tác tuần, công tác tháng của trường.
d) Công tác thi đua - khen thưởng
- Phối hợp cùng BCH Công đoàn Trường tổ chức phát động các phong trào thi đua ngắn, dài hạn và theo chủ đề của nhà trường.
- Tổ chức đăng ký, khảo sát vòng 1, vòng 2 và theo dõi quá trình phấn đấu thi đua của các đơn vị trong nhà trường. Tập hợp, thụ lý hồ sơ thi đua và tư vấn cho Hội đồng thi đua dự kiến kết quả thi đua năm học cho các cá nhân, đơn vị trong trường.
- Chuẩn bị nội dung, thời gian, địa điểm để Hội đồng thi đua xét duyệt các danh hiệu thi đua của các cá nhân và tập thể trong năm học.
- Hoàn thiện hồ sơ thi đua của các tập thể, cá nhân để Chủ tịch Hội đồng Thi đua - Khen thưởng trường ký các quyết định công nhận danh hiệu thi đua và khen thưởng thuộc thẩm quyền. Lập hồ sơ, trình Bộ GD&ĐT đề nghị công nhận các danh hiệu thi đua bậc cao trong năm học.
- Tổ chức trao thưởng thi đua - khen thưởng cho các tập thể, cá nhân.
đ) Công tác pháp chế
  • Tư vấn cho Hiệu trưởng về vấn đề pháp lý trong các hoạt động của nhà trường theo pháp luật và nguyên tắc pháp chế.
  • Hoàn thiện hệ thống nội quy, quy định của Nhà trường.
  • Tham gia tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, quy định của nhà trường cho viên chức, người học.
  • Chuẩn bị ý kiến tham gia đóng góp xây dựng pháp luật theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước.
  • Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc thực hiện quy định của pháp luật, quy định của nhà trường và kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm.
  • Tư vấn pháp luật cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng (các P. Hiệu trưởng) ban hành. Kiểm tra tính hợp pháp của các văn bản trước khi trình Hiệu trưởng (các P. Hiệu trưởng) ký.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
3. Phân cấp
- Trưởng phòng là đầu mối để Hiệu trưởng nắm chắc tình hình hoạt động chung của toàn trường, là người trực tiếp truyền đạt các chỉ thị, quyết định của Hiệu trưởng đến các đơn vị hoặc cá nhân trong toàn trường, được thừa lệnh Hiệu trưởng giải quyết một số công việc do Hiệu trưởng uỷ nhiệm.
- Trưởng phòng (hoặc Phó Trưởng phòng) được thừa lệnh Hiệu trưởng ký và đóng dấu của trường những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ được giao, chủ động sao lục các văn bản của cấp trên gửi đến các đơn vị (cá nhân) liên quan để thực hiện theo đúng quy định, có trách nhiệm ký xác nhận thời gian lưu trú vào giấy đi đường của BGH, trưởng các đơn vị trong trường.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây